就活面接辞退の方法|採用担当に気持ち良く送り出してもらう3つの例

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たっきー
第一志望と面接の日程かぶっちゃった!
タダウチユキ
断るなら早めに連絡した方が良いよ!向こうも人件費がかかっているのだから。

就活をしていると、

「第一志望の企業に内定をもらった」
「どうしても日程が合わなかった」
「急きょ体調を崩してしまった」

といった理由から、企業採用の面接を辞退しなければいけないこともあるはず。

面接辞退の連絡はしずらいし、何て伝えたらいいか難しいですよね。

もし、採用側に気持ちよく送り出してもらえる辞退の方法があるとしたら、知りたいと思いませんか?

この記事では
スムーズに面接を辞退するにあたってのポイントを、基本的な考え方と例文を踏まえてお伝えします。

この記事を読み終わった後に、すぐ辞退の連絡ができる内容になっていますのでぜひご覧ください。




1.辞退することは悪いことではない

はじめにお伝えしたいのは、「面接の辞退をすることは決して悪いことではない。」ということです。

ユキ
もしかしてこの記事を読みに来られた方はこのように思っていたのではないでしょうか?
たっきー
「自分を採用するために面接の時間を取ってくれていたのに、辞退するのは申し訳ない」

数いる学生の中から自分を選んでくれているからこそ、このような気持ちになるのもわかります。

ですが、他にもたくさんの学生が企業に対して面接を希望してきており、ある一定数の辞退者が出ることは、企業側も覚悟していることなのです。

💡ポイント
もしあなたが面接を辞退することに罪悪感を持っていて、連絡がしづらい・・・という状況だったら、そのような気持ちは持つ必要がありませんので安心してください。

もちろん、企業側から面接辞退について文句を言われることや、無理やり引き止められるようなことはほぼありません(もしそういうことをしてくる企業があったら、それこそ危険なので、さっさと身を引きましょう。)。

2.辞退の連絡をする前に押さえておきたい3つのこと

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辞退に対する考え方については、第一章で理解できたかと思います。

ここでは、実際に辞退の連絡をするにあたって、押さえたおきたい3つのマインドをお伝えします。

2−1.表面的な言葉ではなく誠意をもって伝えよう

まず1つ目は、誠意をもって辞退の連絡をする、ということです。

本やインターネットで調べれば、辞退連絡の例文がたくさん見つかると思いますが、大事なのはその例文をきれいに読むことではありません。

💡ポイント
本当に大事なのは、「ここまで自分を選んでくれた感謝」「その気持ちに応えられず辞退をするにあたってのお詫び」を企業側に伝えること。

例文 = 正しい日本語は、それを伝えやすくするツールに過ぎないのです。

もし自分が、採用する側だったら、お誘いを断られる側だったら、誠実さが伝わる連絡をもらった方が気持ち良いのではないでしょうか。

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大事なのは言葉ではなく、誠実さ

 

また、不誠実な辞退連絡でありがちなのが、体調不良などの嘘の理由を伝えてしまうことです。

「罪悪感を持つ必要はない」ということを頭では理解できていると思いますが、実際に連絡をするとなると、やはり気が引ける・・・という方ほど、嘘の理由を伝えてしまう傾向があります。

企業側からしたら、

採用担当
「本当に入社したいのであれば、日程変更のお願いをしてくるはずだ」

と逆に不信感を抱かれる可能性があります。

不可抗力による嘘ではなく、正直な理由を伝えましょう。

2−2.連絡は早めにしよう

2つ目は、辞退することが決まったらできるだけ早めに連絡をする、ということです。

面接をするということは、企業がその時間をあなたに投資してくれているということ。

辞退することが早めに分かれば、その空いた時間にほかの面接者を入れたり、別の予定を入れたりすることができるからです。

例として、ホテルの予約をイメージしてみましょう。

イメージ例
あなたが5月20日に宿泊の予約をしているとします。

もしその1か月前にキャンセルをすれば、5月20日までの1か月間で他の宿泊者が見つかる可能性が大いにあります。

一方、3日前にキャンセルをした場合は、他の宿泊者が見つけられる期間が5月20日までの3日しかないのです。

たっきー
「どうせ辞退するんだし後回しでいいや」
ではなく、企業側のことも考えて早めに辞退連絡をしましょう。

この考え方は社会人になっても必要なので、そのトレーニングとしてやってみてください。

2−3.無駄欠席は絶対に避ける

絶対にやってはいけないこと、それは無断で欠席をすることです。

もし「どうせ行かない企業だし、悪い印象になってもいいや」という考えを持っていたら、それは今すぐ捨ててください。

あなたが連絡をせずに辞退をすることで、企業に迷惑をかけるだけでなく、あなたの大学の信頼を失い、今後エントリーする後輩たちに悪い印象を与えてしまいます。

大事なのは、やはりここでも自分がもしそれをされたら、という視点で考えることです。

約束を無断で欠席されたら、腹が立つだけでなく信頼を失いませんか?

自分がされて悲しいことは企業にとっても悲しいこと。辞退をする場合は必ず連絡をしましょう。

3.辞退の連絡方法

Contact us keyboard key

面接辞退の連絡をするにあたり、大事な考え方はつかめたかと思います。

では、実際に連絡をするにはどのような方法がよいのでしょうか。

この章では、連絡の時にもっともよく活用される、メールと電話のことをお伝えします。

3−1.一般的な場合はメールか電話で

辞退連絡をする際、「メールと電話のどっちで連絡をするといいんだろう?」と迷う方もいるかもしれませんが、基本的にはどちらでも構いません。

あなたが連絡しやすい方法を選択しましょう。

また、それまでの連絡手段が主にメールだったら辞退もメールで、電話だったら辞退も電話で行うと企業側にもスムーズに伝達することができます。

3−2.直前の場合は電話で

辞退連絡を直前もしくは当日にしなければならなくなった場合は、電話で伝えるようにしましょう。

メールの場合は、こちらの送信時間と企業が確認する時間のタイムラグがあって見られていなかったりすることもあります。

そうなると、自分にとってもマイナス、企業にとっても

採用担当
「このタイミングで辞退!?」

と困ることに。こういった理由からも、直前で辞退の連絡をする場合は、電話で直接伝えるようにしましょう。

4.辞退を伝える~電話編・一例~

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では実際に、どんな言葉で辞退の連絡をすればいいのでしょうか。

この章では、電話で連絡をする際の例文をお伝えします。

NG文章も掲載していますので、連絡をする前に必ずチェックしてくださいね。

4−1.電話でありがちなこと

電話での連絡で、こんな伝え方をしてしまっていませんか?

自分が誰なのかを名乗らない
電話が始まったらいきなり、「すいません、面接の辞退をしたいのですが・・・」という話をするのは失礼です。まずは自分が誰なのかを伝えましょう。
辞退をはっきりと伝えることができない
後ろめたい気持ちからはっきりと言えないパターンです。「えっと・・・面接についてなんですが、実は、行くことができなくなってしまって・・・だからその・・・」と、聞いている側は困ってしまいます。
要点を押さえることが重要なので「この度は、御社の面接を辞退させていただきたいと思い、ご連絡差し上げました」とシンプルに伝えましょう。
理由をだらだらと話してしまう
こちらも後ろめたい気持ちからやってしまいがちです。存在しない理由を勝手に作ったり、話を大きくして伝えたりするのではなく、率直な事情を伝えましょう。

4−2.電話で伝わりやすい文章一例(体調不良による日程変更もあり)

上のありがちなことを改善させた、シンプルな内容にしています。ぜひ参考にしてくださいね。

わたくし、○月×日に面接をさせていただく予定の▲▲と申します。採用面接の件でお電話いたしました。人事部の○○様はいらっしゃりますか?
(担当者とつながったらもう一度名前と要件を名乗る。)

今回は、選考の面接を辞退させていただきたいと思い、ご連絡いたしました。せっかくお時間をいただいたのに申し訳ありません。

面接を辞退させていただく理由は、別の会社に内定をいただき、そちらに進路を決めることにいたしました。/一身上の都合により、面接に参加することができなくなってしまいました。
(※理由は聞かれた場合のみでよい・細かいことまで伝える必要はない)

今回はお時間をいただきありがとうございました。それでは失礼いたします。
(数秒待って静かに電話を切る。)

※体調不良で日程の変更をお願いする場合は、以下の文章を参考にしてみてください。
わたくし、○月×日に面接をさせていただく予定の▲▲と申します。採用面接の件でお電話いたしました。人事部の○○様はいらっしゃりますか?
(担当者とつながったらもう一度名前と要件を名乗る。)

○月×日に面接をさせていただく予定だったのですが、体調を崩してしまい、当日(本日)面接に参加することができなくなってしまいました。もしよろしければ、日程を変更していただけないでしょうか?
(体調不良であることを率直に伝え、日程変更のお願いを申し出る。)

ご迷惑をお掛けし申し訳ありません。
(直前のスケジュール変更を申し出ているので必ず謝罪をする。また、日程変更を承諾してもらったばあいはお礼をする。)

5.辞退を伝える~メール編・一例~

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この章ではメールでの辞退連絡をする際に気を付けたいことと例文をご紹介します。

5−1.メールでありがちなこと

メール連絡で、やってしまいがちなことをこちらでお伝えしています。

気持ちが伝わらない
電話と違ってメールは、自分で見直すことができ、相手と言葉を交わすことがないので少し気が楽かもしれません。その分気持ちも伝わりにくいものです。
丁寧に伝えようとするあまり、妙に難しい言葉を使ったり、敬語を使いすぎると、逆に冷たく感じてしまうことがあるので気を付けましょう。
理由をだらだらと書き記してしまう
こちらは電話と同様です。面接を辞退するにあたって、その意思を伝えようとするあまり必要のない理由づけなどをしてしまいがちです。
「一身上の都合で」「諸般の事情で」「他社に内定をいただき、検討の上」など、本来の理由をしっかり伝えられればそれでOKなのです。

5−2.メールで伝わりやすい文章一例

タイトル:
選考面接辞退のご連絡【あなたの名前】

本文:

株式会社○○○○
人事部ご担当 ■■様
(↑会社名と担当者の名前を最初に入れる)

選考でお世話になっております、
○○大学の▲▲と申します。
(↑自分が誰なのかをを伝える)

この度は、○月×日にお時間をいただいています、
貴社の○次選考について、一身上の都合により
面接を辞退をさせていただきたくご連絡いたしました。
(↑面接辞退とその理由をシンプルに伝える)

貴重なお時間をいただいていたのにもかかわらず、
大変申し訳ありません。
誠に身勝手なお願いとは存じますが、ご了承いただきたくお願い申し上げます。
(↑謝罪(感謝)の気持ちをお伝えする)

貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。
(↑相手に敬意を払う文章で締める)

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○○大学 ■■学部 4年
▲▲▲▲(あなたのお名前)
TEL;090-0000-0000 (あなたの電話番号)
MAIL:syukatsu@abcd.jp (あなたのメールアドレス)
==================
(↑最後に必ず署名を入れる)

6.まとめ

いかがでしたか?

ユキ
就活をする中で、面接の辞退をしなければいけないことはよくあります。

この記事を読んでくださったあなたがきっとそうなのかもしません。

その時に大事なのは、小手先のテクニックや文章術ではなく、誠実な気持ちとそれを形にした態度なのです。

辞退の連絡をする時にブレーキがかかった、後ろめたい気持ちになったその時は、ぜひこの記事を読み直して、自分も採用側も気持ちのよい辞退ができることをお祈りしています。




ABOUTこの記事をかいた人

ユキ

働き方について考えて書く人。就活全敗もブラック企業でトップ成績→人間不信で会社辞める→自己価値UPで自信をつけて復帰→年間100名採用を担当→Twitterとブログでキャリア情報発信|ES添削150名以上!主に「自分の働く場所を見つける」カテゴリを担当します。DMでES・ガクチカ添削無料で受けているので気軽にTwitterフォローしてお声がけください。