誰でも書ける採用担当が喜ぶ内定通知書お礼状の書き方決定版

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「ついに内定をもらった!」

おめでとうございます!頑張って就活をしてきた方にとって、何よりうれしい瞬間ですよね。
ですが、ここで気を抜いてはいけません。

内定をもらった企業にはまず、お礼状を送り、内定のお礼をすることが大事です。

・お礼状って何?
・どうやって送るの?
・何を書けばいいの?

そんな悩めるあなたに、これさえ読めば書ける!というお礼状の秘訣をお伝えします。




1.内定通知書とお礼状の基本を押さえよう

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内定をもらうために就活を頑張ってきた方は、内定通知書やお礼状のことを今まで考えたことがなかった、ということも多いと思います。

まずは、内定通知書やお礼状の基本的を押さえましょう。

1-1.内定通知書とは?お礼状とは?

内定通知書というものが何なのかご存知でしょうか?企業から正式に内定が決まると、それを内定者本人に通達するために「あなたは内定しました」ということを記載された書類が送られてきます。これが内定通知書です。

この内定通知書を受けて、内定してくれた企業に対してお礼を述べるためのものがお礼状に当たります。

お礼状には、内定までの選考や面接にたくさんの時間をかけてくれている企業に対して、自分を選んでくれたお礼を述べるという意味合いがあります。

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1-2.お礼状は出さなければいけないの?

就活では、お礼状を出すことが義務付けられているわけではありません。ましてや、お礼状を出さなかったせいで内定を取り消されてしまった、という話は聞いたこともありません。

ですが、上述の通り企業は、自分に対してたくさんの時間を投資してくれています。しかも、「これから一緒に働きたい」という意思を見せてくれている訳ですから、それに対して何の反応も示さないのは失礼ではないでしょうか?

これからの意気込みや感謝の気持ちを伝える、という意味でもお礼状を出すことはとても大切なのです。

2.お礼状はできるだけ早く送ろう!

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「内定通知書とお礼状について理解できたからさっそく送ろう!」と準備し始めた方、さすがです。その通り、お礼状は内定通知書が届いてからできるだけ早めに送ることが大事です。

企業からすれば、内定通知書を送ってすぐにそのお礼状が届いたらうれしく思いますし、早いほうが印象にも残ります。また、「この子は報連相や書類提出などの基本的なことがしっかりできそうだ」という信頼度アップにもつながります。

内定通知書が届いてから、理想は翌日・遅くとも7日以内には必ずお礼状を出すようにしましょう。

3.封筒や便箋のデザインは?お礼状記入前の準備を徹底解説

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実際にお礼状を送るにあたり、

・お礼状を送るための封筒はどうすればいいのか?
・お礼状を書くための便箋はどんなものを選べばいいのか?

といった疑問が出てくるはずです。そんな疑問に答える、作成前の“準備”についてこの章で解説していますので、参考にしてくださいね。

3-1.封筒のデザインや大きさについて

封筒は、内定通知書の中に同梱されているものを使用するか、自分で準備をするかのどちらかになります。

【内定通知書の中に同梱されているものを使用する場合】

現在は、内定通知書の中に内定承諾書を入れて、そのまま返信をしてもらう流れにしている企業が増えてきています(※内定承諾書とは、企業に送る書類です)。その場合は、承諾書の返信用封筒が入っていることが多いので、その返信用封筒の中にお礼状を同梱しましょう。

【自分で封筒を準備する場合】

内定通知書の中に内定承諾書等が同梱されておらず別送する場合は、お礼状のみを送る封筒を自分で準備する必要があります。封筒の大きさはA4サイズの3つ折りもしくは4つ折り封筒がよいでしょう。色は、白もしくは茶色で、デザインはシンプルなものを用意しましょう。もちろん無地のものでもOKです。

3-2.便箋のデザインと大きさについて

封筒と違い、便箋は内定通知書の中に同梱されていませんので、自分で準備しましょう。

色は白、デザインはシンプルなものを準備しましょう。縦書きと横書きのものがあり、どちらを選んでも構いません。ただ、多くの企業は横書きで書類が送られてくるので、それに合わせて横書きの便箋を準備すれば、デザインとしても統一され、より洗練されるでしょう。

大きさについては封筒のサイズに合わせる必要があります。(3つ折り封筒や4つ折り封筒との場合は別ですが、)封筒よりも大きいサイズの便箋では、同梱できなくなってしまうので注意しましょう。

3-2.添え状について

添え状とは、書類を送る際に入れる「この封筒で○○と××を送りましたよ」ということを示す、挨拶文書のようなもので、送付状/送り状などとも呼ばれています。

“添え状とお礼状は同じ”や“添え状の中にお礼文を書く”という説明をする記事もありますが、ここでは、「添え状はあくまでも書類を送ったことを示すもの」として、お礼状とは明確に分けて話を進めます。そのため、添え状も別で準備しましょう。

※添え状についてはこちらの「できる人の共通点はコレ!内定承諾書に必要な添え状の書き方」で紹介しています。

3-3.紙の方がいい?そもそもメールじゃだめなの?

ここまでは、紙面上でお礼状を送る、という話を前提に進めてきましたが、メールでお礼を送ってはいけないのでしょうか?

結論として、基本的には紙面で送りましょう。なぜならお礼状の意味は、「自分を選んでくれた企業に対しての感謝や抱負を伝えること」だからです。メールで送ることは簡単ですが、果たしてその文章から感謝や抱負を感じてもらえるのでしょうか?自分がお礼状をもらうなら、同じ内容でもメールと手紙ならどちらが心がこもっていると感じるでしょうか?お礼状は相手に伝わってこそ、意味を成します。その点を踏まえてぜひ手紙でのお礼状を送りましょう。

もし1つ例外があるとすれば、書類提出や内定通知書の受け取り等、全てのやり取りをメールで行っている場合です。企業のやり方に合わせるという観点から、ワードで書類を作成し、送ることを考えてもよいかもしれません。

3-4.やっぱり手書きがいい?パソコン入力でもいい?

3-3の内容を踏まえて、感のいい方はお気づきかと思いますが、お礼状は手書きで作成しましょう。手書きでお礼状を作成すると、パソコン入力に比べて手間もかかりますし、失敗したら書き直しをしなければなりません。だからこそ、その手間と労をかけて思いを伝えている、ということが採用側にも分かるのです。

感謝の気持ちや入社後の意気込みをリアリティを持って伝えるために、普段手書き文書を書かない方もぜひこの機会に挑戦してみてください。

4.お礼状の文章一例を紹介

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お礼状を書くにあたり、いくつかのルールがあるので、この章で明確にしましょう。以下に、お礼状の定型文と解説文を載せているので、参考にしてください。

株式会社○○○○
人事部担当 ▲▲様  

拝啓 

早冬の候、貴社益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。 
このたびは、採用内定のご通知をいただき、誠にありがとうございました。
早速家族へ報告し、家族ともども大変喜び、感謝いたしております。
来春からは、貴社の発展に貢献できますよう、精一杯努力する所存です。
未熟な私ですが、ご指導ご鞭撻の程よろしくお願い申し上げます。
貴社の益々のご発展ご繁栄を心よりお祈り申し上げます。
まずは書中をもちまして、内定の御礼を申し上げます。  

敬具 

平成○年○月○日 

○○大学○○学部4年
■■ △△ 

【解説】

①最初に必ず会社名・担当者の名前を入れてだれ宛の文章化を明確にする。

②文章の最初に「拝啓」、終わりに「敬具」を記入する。

③時節の挨拶と言い、送付する時期によって内容が異なるので注意すること。

④お礼・意気込み・これからお世話になることを言葉にする。

⑤お礼状を作成した日付を文章語に入れる。

⑥自分の名前と所属を明記する。

5.より伝わるお礼状にするための2つのポイント

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4では、お礼状の定型文を作成しました。定型文はあくまでも、ルールに則った書き方なので、そのままの内容では気持ちが伝わりづらいかもしれません。どうすればより、読み手に伝わるお礼文になるでしょうか?

大事なのは 「具体的に書くこと」 と 「敬語や定型文に頼りすぎないこと」 です。

具体的に書くこと

具体的であることによって、入社後どんな活躍をしたいのか?どんな努力をするのか?などがよりイメージしやすくなります。例えば、“貴社の発展に貢献”の一文。具体的にどんな発展に貢献するのか?について、企業理念や中長期の目標のことを言及してもいいでしょう。

また、面接・選考時のエピソードを入れることで、人事担当者が喜ぶかもしれません。もし、印象に残っている質問やグループワークなどがあったら、それについて書くとよいでしょう。

敬語や定型文に頼りすぎないこと

敬語や定型文に頼りすぎると、「本当にそう思っているのか?どこからかコピペしてきた文章じゃないか?」と思われてしまうこともあります。そもそも、入社前の学生に完璧な敬語などは求めていません。失礼にあたらないのであれば、伝えたいことがあるなら遠慮せずに文章に載せましょう。

この2つを頭に入れて、より気持ちの伝わるお礼状に仕上げてくださいね。

6.まとめ

内定通知書やお礼状の意味から具体的な文章の書き方までを一緒に見ていきましたが、いかがでしたか?

内定はゴールではなく社会人になるためのスタートであり、そのスタートを加速させて気持ち良く入社するために重要なのがお礼状です。たった1通の文書ですが、この積み重ねが人間関係を作っていきます。

あなたの気持ちが伝わるお礼状を送り、良いスタートを切ってくださいね。




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ABOUTこの記事をかいた人

大学在学中に学生起業をし、サラリーマンの平均年収を稼ぐ。卒業後、大手企業に就職するも、個人事業と組織での働き方の違いに苦しみ、わずか1年で会社を退職する。 退職後はライターとして活動し、現在は健康・就職・ライフスタイルなどのテーマを主にライターとして活動をしている。