就職活動において企業と連絡をとる手段には、電話やメールといった様々な方法があります。
その中でも電話は、多くの企業が就活生との連絡手段として活用されています。
特に次回の面接スケジュールや持ち物の確認など就活生にとっては必要な情報であることが多いです。
電話はすぐに相手と話ができるなどの利点がありますが、就活生側は授業や部活・バイトで電話に出ることができなかった時に、企業側に折り返し電話をしなければなりません。
そうなった際、
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1．折り返し電話の重要性と基本マナー
就活において、企業との電話は、どうしたら失礼のないようにできるのでしょうか。
そもそも企業側がかけてくる電話は、どういった意味を込めてかけてきているのか…
まずは、企業が求職者に対してかける電話についての基礎知識を持ちましょう！
１−１．「電話って緊張する…」はあなただけじゃない！
若者を中心として、スマートフォンのSNSの普及による携帯電話の通話離れが深刻化しています。
総務省の2013年の調査によると、LINEやtwitter、Facebookなどのソーシャルメディアの平日の平均利用時間は、10,20代とも前年の倍になり、メールと逆転したそうです
特にLINEの利用率は20代で80％越、40代で40％越に伸びたという調査結果があります。
また、別の調査では、携帯電話の1日の通信時間は減少しており、データ収入が音声収入を超えて、その差は年々広がっているという結果があります。
このことから、SNSの利用が盛んになったことから、電話をする機会が減ったことが明らかとなっています。
「電話するのは緊張するから苦手だ…」と思っているのは、これを読んでいるあなただけではありません。
１−２．社会人としての電話の重要性とは？
ソーシャルメディアが普及したことにより、電話が疎遠となる生活を送れるようになりました。
しかし、普段使わないからといって、社会に出ても使わないということはありません。
ビジネスにおける電話は
・携帯電話があれば、お互いがどこにいても通話が可能になる
・声で感情も表現できる
・連絡手段において、最も速く直接相手に伝えることができる。
といった長所があります。
逆に、短所としては、
・相手を電話口に呼び立てる必要があるので、相手の業務を遮ってしまい、相手の状況に気を使う必要がある。
といったこともありますが、すぐに相手からの返信が貰えることや遠くにいる人とも会話が可能なことから、ビジネスの場面で電話は重宝されています。
１−３．折り返し電話は第一選考！？企業側はこう思っている！
このように、現代において若者の電話離れが進行している中、社会での電話の重要性は変わらぬままです。
そして、企業への折り返し電話の重要性も高いと言われています。
企業への折り返し電話のマナーにより、第一印象が決まると言われています。
仮にも企業から電話が来ていたにも関わらず、折り返し電話をしなかった場合、第一印象は悪くなってしまいます。
しっかり電話のマナーが身に付いているということも、評価の一つになることを忘れずに！
１−4．不在着信の折り返しは相手の立場を考えよう
折り返しの電話は、相手に良い印象を与える場合もあれば悪い印象を与える場合もあります。
例えば、入社後のことを考えてみましょう。ビジネスの場合、折り返しの電話は重要なコミュニケーションツールとして利用されること多くがあります。顧客からの問い合わせや依頼などを受けた際に、折り返しの電話をすることで、迅速かつ丁寧な対応ができ、顧客満足度を高めることができます。
人間関係を構築するツールとして折り返しの電話は、とても有効な手段と言えるのです。かけ直しをすることで、相手に興味を持っていることを示し、話を進めることができます。
一方で、遅い時間の折り返しなど、返す方の身勝手な電話は、相手に迷惑をかけることもあるため、必要に応じて判断する必要があります。
就業時間後の電話や、相手が明確に不在である場合の折り返しの電話は採用担当にも気を使わせてしまうためかえって悪い印象をあたえてしまうこともあります。
気づいた時、着信からあまり時間が経過していない場合はすぐに掛け直し、時間が経ってしまっている時は相手の立場に立って時間を選択しましょう。
２．焦る前に準備！企業からの不在着信があったら…
もし、企業から不在着信があったら…。
まずは、焦らずに折り返し電話の為の準備をして、相手の失礼にならないようにします。
相手の状況を想定して基本的なマナーを守るようにしましょう。
２−１．相手を思いやるのがBEST！折り返し電話をする時間帯
企業に電話をかける時には、時間の指定がない場合は、避けた方が良い時間もあります。
ただし、状況によって変わる場合もあるので、臨機応変に対応しましょう。
業務が開始してすぐのこの時間は、1日の準備などで忙しい時間帯です。少し時間を置いてから電話をするようにしましょう。
B.昼の時間
12時〜13時すぎは昼食時間で担当者が不在がちです。それに昼食で休憩をされている時に電話するのは、あまり好ましくないと言われています。
C.業務後の遅い時間
20時以降の夜分の時間帯は、帰社している可能性もあります。時間も遅いので、迷惑がかかります。翌日にするようにしましょう。
ただし、相手の都合もあるので、初めに「今、お時間よろしいでしょうか」と聞くのがマナーです。
２−２．二度聞く…なんてことのないように！事前に準備すること
折り返し電話をする上で、連絡事項を伝えてもらうことや質問することがあるかと思います。
この際に、二回聞き直すことのないように、メモとペンを準備して、聞きそびれのないようにしましょう。
また、電話をするマナーとして、周りが静かな場所にすることや電波の良いところにすることを忘れないようにしましょう。
3．かけ直すかメールがベター。留守番電話にメッセージが残ってた時の対処法
不在着信があった場合に役立つ「留守番サービス」。もし、企業からメッセージが残っていたら？対処法をお伝えします！
３−１．迷わず設定！留守番電話サービスで折り返し電話に対処
現在、携帯電話にも留守番電話サービスが付いています。
しかし、以前とは違い「付属サービス」になっているので、携帯電話を購入する際に希望しないと適応しないことがあります。
就活時や就職後も電話は使うことが多いので、迷わず付属した方が良いでしょう。
３−２．不安なら一報を！メッセージが残っていたけど「折り返し不要」と言われた場合
企業側からの何らかの伝達での電話で「◯◯の内容でお電話させていただきました。折り返し電話は不要です。」と言われた場合は、どうすれば良いのでしょうか。
確認をした・了解したというメールで済ます？
不要と言われているから、電話しない？
この場合は、折り返し電話は不要です。
企業側は伝達をするために電話をしたので、相手に伝えることができたとみなされます。
もし、不安であれば、メールで伝えましょう。
先程はお電話ありがとうございました。◯◯大学の◯◯と申します。
お電話に出れず、申し訳ございません。
◯◯の件、了解致しました。
よろしくお願い致します。
◯◯大学
◯◯（氏名）
このように、
・内容に関して了解したこと
・署名
という文面だと、相手も丁寧な印象を受けます。
３−３．メッセージが残っていたけど「また後程こちらから折り返し致します」と言われた場合
「◯◯の件でお電話させていただきました。また後程こちらから折り返し連絡致します。」と言われた場合、企業側から連絡を来るまで待つべきなのか。
この場合は、折り返し電話をしましょう。
「こちらから折り返す」という言い方は、相手の配慮であり気遣いと捉えましょう。
迅速に連絡をしたくて電話をしているので、都合が合えば早く伝達をしたいもの。
企業側に配慮した時間に折り返すという選択がベストでしょう。
３−４．不在着信のみでメッセージがなかった場合
留守番電話を設定しているが、メッセージがなかった場合、誰からかかってきたかもわからない状況になっています。
この場合、企業からの電話ではない場合もあります。
しかし、不在着信のみで相手がわからなくても、必ず折り返し電話をしましょう。
企業によっては、企業が支給している携帯電話から連絡をしている場合もあります。
一概に会社概要に掲載してある電話番号からかかってくるとは限りません。
特にこの就活時には、知らない番号から不在があった場合も折り返し電話をするようにしましょう。
４．例文から読み取る！折り返し電話の基本
実際に、例文から順序を追って、電話の基本を見ていきましょう。
４−１．挨拶をして、必ず名乗る
４−２．電話がかかってきた状況をきちんと伝える
４−３．現状を伝えたら、取次の依頼をする
４−４．担当が出たら、再度名乗って挨拶をする
あなたは二回目かもしれませんが、取次された相手は初めて相手と話すのです。
挨拶として、自分の名前を名乗って、電話をしていただいたことの感謝の意を伝えましょう。
４−５．相手の都合を確認して、本題へ
電話のマナーとして、電話で会話することができる状況なのか確認をします。
４−６．要件が終わったら、お礼を言って相手が切るのを待つ
最後に、相手の貴重な時間をいただいたことを感謝して、電話を切ります。
この時に、相手が電話を置くのを待ちましょう。
目上の方に対しての電話の際は、目上の方が電話を切ってからこちらが切るのがマナーです。
５．いつ戻るか確認！担当者が不在の場合
必ずしも相手が出るとは限りません。もし、担当者が不在だった場合にもきちんと話せるようにしましょう。
５−１．いつ頃戻るか検討がつき、伝えてもらった場合
何時に戻るか分かったら、こちらから折り返す旨を伝えましょう。
５−２．戻る時間は分かるが、こちらから連絡するといわれた場合
相手からかけ直すと言われても、こちらから相手にかけるのがマナーです。
指定された時間にかけ直すようにします。
５−３．戻る時間が分からない場合
戻る時間が分からなかった場合でも、時間を空けて何度か電話をしましょう。
そのまま放置して電話をしないことが一番良くないことです。
根気良く折を見て、電話をかけるようにします。
6．まとめ
電話のマナーから折り返し電話の例文まで、一挙に紹介していきました。
電話をする機会が減ってきた現代で、電話をするハードルが上がってきました。
しかし、しっかり準備をすること・相手の事を考えて行動することで、好印象を得られます。
マナーをしっかり抑えて、折り返し電話も堂々と対応できるようにしましょう！
