それが、内定承諾書を送ること。その時に同梱する添え状は準備していますか？
添え状は、文書のやり取りをする時に必要になります。
内定送付書類で新入社員になる前に勉強しましょう！
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１．内定通知書と添え状の基本を押さえよう
内定をもらうために頑張ってきた方は、内定通知書や添え状のことを今まで考えたことがなかった、ということも多いと思います。
まずは、内定通知書や添え状の基本を押さえましょう。
１−１．内定通知書ってなに？添え状とは？この2つの違いは何？
正式に内定が決まったとき、それを内定者本人に通達するために企業から書類が送られてきます。
これが内定通知書です。
それを内定承諾書というのですが、そこに同梱するものの1つとして添え状があります。
添え状とは、書類を送る際に入れる「この封筒で○○と××を送りましたよ」ということを示す、挨拶文書で、送付状／送り状とも呼ばれています。
内定承諾書に限らず、書類を送る場合は添え状を同梱することが社会人の常識となっています。
もしかしたら、添え状のことをお礼状だと思い、こちらの記事を読みに来た方もいるかもしれません。ですが、添え状はあくまでも「書類を送ったことを示すもの」として作成するため、お礼状とは明確に分けて話を進めます。
※お礼状の書き方について知りたい、という方は「誰でも書ける採用担当が喜ぶ内定通知書お礼状の書き方決定版」の記事をご覧ください。お礼状も一緒に送付すると、採用担当者の方に喜んでもらえるかもしれませんね！
１−２．なぜ添え状が必要なのか？
メールを送る際には、件名・文章の最初の挨拶文・要件の概要などを必ず記入するはずです。
もしそれがなかったら、とても失礼にあたると思いませんか？
書類を発送する場合は、その件名や挨拶や概要説明にあたる部分が添え状なのです。
企業には毎日何かしらの書類が送られてきます。
それが何なのか、封を開けた段階でわかるようにしなければ、書類の分別に困りますし誰に渡せばいいのかもわかりません。
大げさに言ってしまえば、発送書類の中に添え状がなかったせいで、企業の生産効率を下げてしまうこともあるのです。
添え状がないことによって採用側を困らせてしまうことも・・・
現在は、一つの定型文書として添え状ができ上がっていますが、相手に対する心遣いという観点からも書類に添え状を同梱することはとても重要です。
２．できる人がお礼状と添え状を分ける理由
先ほど、添え状とお礼状は分けるという話をしました。そのため、内定承諾書を送る時には、以下の3つの書類が必要になります。
・添え状
・お礼状
もしかしたら、「添え状の中にお礼文章を入れてしまえば、紙の枚数が減ってシンプルになるからその方がいいんじゃないかな」と思った方もいるかもしれません。
ですが、この記事では、添え状とお礼状を分けることを強くおすすめします。なぜなら、添え状とお礼状の役割は明確に違うからです。できる人はこの違いをしっかりと理解しており、これがビジネスマナーでもあるのです。
「添え状」と「お礼状」は役割が明確に違う！
添え状の役割は「この書類に何が入っていて、誰が読めばいいかを明確にすること」です。
そのためには分かりやすく・一目でわかる添え状である必要があります。
一方、お礼状の役割は「お礼の言葉とその気持ちを伝えること」です。分かりやすさや形よりも、誠意が伝わることが重要です。
役割の違う両方を合わせてしまうことで、説明を伝える書類としても・お礼を伝える手紙としても効果が薄まってしまうのがイメージできますか？
大事なのは送ることそのものではなく、送ったものがしっかりと役割を果たすこと。
この視点を忘れずに書類作成・添え状作成をしましょう。
３．添え状の見本を元に内容を徹底解剖
どんなレイアウトにすればいいのかな？
まだイメージできていない方もいるかと思いますので、理想の形を例に挙げて説明していきます。
また、ありがちな失敗も合わせてみていきますので参考にしてくださいね。
３−１．添え状のデザインについて
よく使われる添え状の形は以下のようなものになります。
※Googleドキュメントファイルですので、ダウンロードしてご活用いただけます。
大きく分けて、
・ヘッダーの部分
・あいさつの部分
・送付物案内の部分
の3つにパートが分かれています。
ヘッダー部分
ここ以下の3つを必ず記入します。
| 記入するもの | ワンポイント |
| 書類の作成年月日 | 西暦・和暦どちらでもいいので年から記入する |
| 宛先名 | 法人名・部署・お名前を書く、法人名は(株)などに訳さずに株式会社と記入する |
| 差出人名 | 住所と名前と電話番号は必須、余裕があればメールアドレスも入れてもよい |
あいさつの部分
ここでは、以下の6つを記入します。
| 記入するもの | ワンポイント |
| タイトル | メールのタイトルのようにシンプルに |
| 書き出しと結び | 拝啓と敬具を使用する |
| 時候の言葉 | いくつかパターンがありますが、いつでも使える「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」がベスト |
| 簡単なお礼 | ここでは伝えすぎなくてもよい |
| 送付したもの | ～を送付しました、ということを文章にする |
| 結びの言葉 | きれいに締める |
送付物案内の部分
ここでは、以下の3つを記入します。
| 記入するもの | ワンポイント |
| 記 | 中央に寄せる |
| 送付物 | 箇条書きにする、部数も入れること |
| 以上 | 右側に寄せる |
※「記」と「以上」は、箇条書き文章における書き出しと結びに使われるものなので、セットであると考えてください。
３−２．添え状は手書きがいい？パソコン入力でいい？
上で説明した具体的な添え状の書き方や形についてですが、基本的にはパソコンで作成しましょう。
手書きをしようとするとレイアウトが崩れてしまったり、アンバランスなデザインになってしまい、逆効果となりかねません。
また、「パソコンを使って書類が作れない人」と思われてしまう可能性もあります。
あくまでもビジネス文書としての添え状なので、パソコンでの作成をおすすめします。
３−３．ありがちな失敗とブラッシュアップポイント
テンプレートを踏まえて、ここでありがちな失敗を2つ紹介します。
余白 スペースが詰まりすぎている
上下左右の余白が十分にとられているのは当たり前のこと。ありがちなのが、ヘッダー部分、あいさつ部分、送付物案内部分にスペースがなく、詰め詰めになってしまうことです。
スペースがないととても読みにくく、しかも分かりづらくなってしまうので、各段落では2行ぐらいは改行しましょう。
お礼を書き過ぎる
あいさつ部分でお礼の言葉を入れ過ぎてしまった場合、役割がお礼状と被ってしまいます。添え状の中では、端的にお礼の言葉を添えるだけで構いません。お礼の気持ちはお礼状の中でしっかりと伝えましょう。
４．まとめ
この記事では、添え状の意味から、具体的な作成方法までを解説しましたが、いかがでしたか？
役割と目的をしっかりと理解すれば、添え状は簡単に作成できることが分かったのではないでしょうか。簡単だからこそ手を抜かず、きれいな形に仕上げることが「できる社会人」には必要です。
さあ、さっそく内定承諾書に同梱する添え状を作成し、送付の準備を整えましょう！
※内定承諾書を送る時に、必ずお礼状も送りましょう。お礼状についてはこちらの記事「誰でも書ける採用担当が喜ぶ内定通知書お礼状の書き方決定版」を参考にしてください。
