【例文あり】一通で採用担当に好意を持たれる就活お礼メール

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就職活動における企業との連絡方法は手紙や電話・メールで行うことがほとんどです。その中でも特に忙しい社会人や企業の採用側にとって、時間の融通が利くメールでの連絡は面接の日程調整や質問などの情報交換をするのにとても便利なツールとして活用されることが多いです。実際にあなたがしている就職活動の中でも選考の内容などがメールでくることがほとんどでしょう。 

では、その採用担当者からくるメールに対し、あなたは返信をしていますか?もしかして採用担当者の方からの一方的なメールを受け取っているだけになっていませんか?

実はその一通のメールの返信で採用者からの印象が変わります。ライバルとのわずかな差を埋め、採用側が好印象で内定を出すために、ここでは採用担当の方とコミュニケーションをとるために必要なお礼のメールについて紹介します!




1.お礼のメール、送るべき!?

そもそも就活において、メールのやりとりは必要なのか。

答えはYES。必要になってきます。

ただし、形式的な例文からそのまま引用したようなメールであれば逆に好感度を下げてしまうので、送らない方が良いでしょう。お礼のメールは相手への思いやりがあり感謝の気持ちを伝えるような内容であれば、好感度を上げることができ、そして内定獲得への可能性を広げることでしょう。

人間は、円滑なコミュニケーションによって好意が高まるとも言われています。採用担当の方も同じ人間です。自分が就職したい企業の採用担当の方と仲良くなっておくことは、あなたにとって必ずプラスになるはずです。 

2.個別で時間を作っていただいた時には必ずお礼を!

では、実際に採用担当の方や企業の方にお礼のメールを送ると決めたのはいいものの、どんな時に送ればいいのか。

・企業説明会
・問い合わせ時

・企業見学
・社員訪問
・選考時
・インターン
・内定

このようなタイミングがあげられます。

Blue keyboard key Contact us, web business background

そして、必ず送った方が良いお礼メールは

・選考の日程調整完了後
・個別で時間を割いていただいた社員訪問
・インターン終了時
・問い合わせ後
・内定確定後

となっています。

 他のタイミング時は、基本的に多数の就活生が対象となっているものであり、大企業の選考となると数を考えると送らない方が良いとも捉えられます。



3.意外と誤りがち!!件名の正しい使い方

どんな内容のメールかすぐに分かるのが件名。この件名の使い方がを誤っている人がかなり多いのです。

よくある件名の失敗例が
「ありがとうございました。」
「お願いがあります!」
「◯◯大学◯◯学部◯◯学科◯◯◯◯です」
これでは何の内容か一目で分からず、見てもらえるタイミングが遅くなってしまいます。また、「ありがとうございました。」という件名は美容院などのお礼メールでも使われますし、「お願いがあります!」というメールは迷惑メールのボックス行きで見てもらえないかもしれません。せっかくの良い文面のメールを24時間以内に送れたとしても、見てもらえなかったら台無しですね。

 

怒る 誤字脱字

 

良い例として一例を紹介します。

例)「面接の日程変更について」「企業見学の御礼」

また、件名は変えないようにしましょう!就活生からくるメールを件名によって振り分けをしている企業さんも多く、逆に消してしまったり変えてしまうと迷惑をかけてしまいます。「Re:」とついていてもそのまま返信をするのが常識です。

4.より良いメールで好感度アップ3選

実際にどのようにメールを打てばいいの?就活メールのマナーは?メールのマナーは学校では教わらないビジネスマナーとなっています。ただし、だからこそ他の人と差をつけることのできる面でもあります。


4−1.
寝かせて印象が120%良くなる!基本のメールの極意

メールを構成をする上で、一度作成をしたら「寝かせる」ということが重要になってきます。「納得のいく文章が完成した!」という満足感のままの勢いで送ることは、絶対にやめましょう。文章が完成した満足感によって誤字脱字などの見直しをしても気づかないことがあります。

次に少し時間をおいてから見直しをして、

・相手に伝わるように簡潔的になっているか
・テンプレートを引用し過ぎていないか

・誤字脱字はないか
・相手への思いやりや感謝の気持ちを伝えているか

この点を見直ししてから送信ボタンを押しましょう。これだけ見直しをすれば、メールで失敗することはまずないでしょう。

4−2.若者言葉はNG!気をつけたいメールでの表現

これはメールだけでなく、就職してからも気を付けたい重要なところです!友達同士で話す言葉と会社の上司や社外の方と話す言葉を混同してしまうと、信用を落としてしまいます。今回はよく日常で使われる言葉と正しい表現の一覧をのせるので、是非参考にして正しい表現で信用を落とさないようにしましょう!

シーン 正しい表現 間違った表現
確認をする 確認させていただけますでしょうか? それ本当ですか?
たぶんこれだけど… ~と存じます。~でございます。 なにげに、よさげかと
焦ってミスをした 余裕がない状態ございました。 ちょっとテンパってしまいまして…
都合を聞く 〜はいかがでしょうか? 〜は大丈夫ですか?
褒められた 恐れ入ります。ありがとうございます。 とんでもございません。

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4−3.返信は24時間以内!一言加えて更に好印象。メールを送る時間帯

構成をして文面はOK!誤字脱字もないことを確認して、送信をする時間帯はいつが良いのか。例えば、夕方に選考が終わってそれからメールを送るとなると夜遅くになってしまうことは必然になります。また、アルバイトや部活動などのやむ終えない事情で夜中にしか送ることができないとなると、いつ送ればいいのか。

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メールの返信は、24時間以内であれば時間はいつでも構わないです。大切なのは、相手を待たせないこと。こちらからの返信が遅れることで、相手のスケジュールが確定しないことが一番迷惑がかかってしまいます。

ただし、18時以降の終業後には「夜分遅くに失礼しました。」9時以前には「朝早くに失礼しました。」と一言加えると相手への思いやりがある文章になりますね。

5.これさえあれば何もいらない?メールの基本構成

では、次からは実際にメールの基本構成について紹介します。順番を整えることで見栄えが全く変わってきます。これは社会人として働いていく上でも大切になってきます。しっかり抑えていきましょう。

5−1.文頭で誰宛てで誰から分かるスマートな入りを!

まずは、どこの会社で部署の誰に送っているかをしっかりと明確にさせること。あってはならないのが、全く違う相手に送ってしまうこと。それを防止するためにも、まずは相手の相手の所属と名前から入りましょう。
例)「◯◯株式会社 ◯◯課◯◯様」

 そして、次にどこの学校の誰が送っているのかを明確にさせます。
どこの誰が送っているのかということを明確にすることで、相手が「あ、この子からのメールだな」と認識するのでメールの内容が明確に入ってきやすいと言われています。名乗る前に一言「お疲れ様です。」や「お世話になっております。」など一言加えるとなお良いでしょう。
例)「お世話になっております。◯◯大学◯◯学部◯◯学科の◯◯です。」

5−3.伝えたいことは簡潔に!なおかつクッション言葉で思いやりを。

伝えたい内容は簡潔的に相手に伝わりやすいようにしましょう。ただし、ストレートに言葉を放つと相手に失礼な態度として捉えられてしまうこともある。そこで相手を気遣う一言を前置きとしていれつつ、内容をストレートに伝える「クッション言葉」を用いましょう。

keyboard

以下にシーン別でクッション言葉を紹介します。 

意向をたずねる 断る お願いする・相談する
失礼とは存じますが~ 申し訳ございませんが~ お手数おかけしますが~
差し支えなければ~ たいへん心苦しいのですが~ 恐れ入りますが~
もしよろしければ~ お役に立てず申し訳ございませんが~ ご迷惑をおかけしますが~
たいへん恐縮なのですが~ お時間がございましたら~
おたずねしたいことがあるのですが~

5−3.メールの最後の一押し!署名ありメールでワンランク上を。

意外に少ないのがこの署名のないメール。本人からのメールであることを証明するものである。

・どこの出身か
・どんな名前か
・住所
・連絡先

この4つがあればOK。上下に引く線もなるべくシンプルなものにした良い良いでしょう。また、4行ほどでおさまるようにするのがマナーですが、学校名などで長くなってしまう場合は2行に分けても構いません。

例)

===================

◯◯大学◯◯学部◯◯学科3年

内定太郎

〒123-4567

東京都◯◯区◯◯8-9-0

Tel:080-1234-5678

Mail:naitei.japan@syukatu.com

===================

6.今から使える!メールを送るシーン別例文

実際に上記の構造や表現から基づいたメールの一例をシーン別に分けてみていきましょう!

6−1.選考の日程調整完了後

件名:Re;選考の日程について

◯◯株式会社
◯◯課 ◯◯様

 お世話になっております。◯◯大学◯◯学部◯◯学科の◯◯です。
この度は面接の日程調整していただき、誠にありがとうございます。

 ◯月◯日(◯)◯時◯分
上記の日時や場所、委細承知致しました。
◯月◯日(◯)◯時◯分に貴社におうかがいさせていただきます。

 お忙しい中、お時間をいただけて大変嬉しく思っております。
当日はどうぞよろしくお願い致します。

◯◯◯◯

=======署名==========

 

6−2.インターン終了時

件名:インターンシップ参加のお礼

株式会社 ◯◯◯◯
◯◯様

インターンシップでお世話になった◯◯大学の◯◯◯◯です。

今回のインターンシップでは色々とお世話になりました。

ー(感じたことや体験させていただいたことなどを簡潔的にまとめる)ー

貴重な体験をさせていただき本当に感謝しております。

取り急ぎ、感謝したくご連絡いたしました。
引き続き、何卒よろしくお願い致します。
この度は、ご指導ご鞭撻いただき本当にありがとうございました。

貴社の益々のご発展と、皆様のご健康とご活躍をお祈り申し上げます。
今後ともよろしくお願い致します。

◯◯◯◯

=======署名==========

6−3.内定確定後

件名:採用内定のお礼

◯◯株式会社
◯◯様

本日、貴社より内定のご連絡をいただきました◯◯です。
心より感謝の程、申し上げます。

まだまだ至らない点もあるかと存じますが、いち早く貴社の戦力として貢献できるよう、入社までの半年間、自分をもっと鍛え磨き一生懸命努力して参ります。

今後ともご指導のほどよろしくお願い申し上げます。
取り急ぎ、採用のお礼を申し上げます。
本当にありがとうございました。

◯◯◯◯

=======署名==========

7.まとめ

いかがでしょうか?お礼メールを受け取った採用側は嫌な気分にはなりません。きちんと感謝の気持ちを伝えてかつ誤字脱字がなければ、好印象を抱いてもらえます。そしてゆくゆくは社会人となった際に、メールのやり取りはビジネスでも使うようになります。

就活のこの時期からメールの送り方はしっかりマスターしておきましょう!




ABOUTこの記事をかいた人

大学在学中に学生起業をし、サラリーマンの平均年収を稼ぐ。卒業後、大手企業に就職するも、個人事業と組織での働き方の違いに苦しみ、わずか1年で会社を退職する。 退職後はライターとして活動し、現在は健康・就職・ライフスタイルなどのテーマを主にライターとして活動をしている。